MANAJEMEN PERKANTORAN

 Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin)

SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN

* Segi Tujuannya

Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.

* Segi Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer

* Segi Kepegawaian

Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.

* Segi Metode / prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.

* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan

Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.

* Segi Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.

SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR

1.      Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.

2.      Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.

3.      Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.

4.      Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan

PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.

Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :

1.      Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

2.      memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN

1.      Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.

2.      Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.

3.      mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.

4.      Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.

5.      Pembagian tugas-tugas yang tepat.

6.      Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.

7.      Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

TEORI PERKANTORAN

Pengertian Perkantoran

Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.

Rancangan Perkantoran

Umumnya pemakai ruang kerja perkantoran tidak perlu berpindah-pindah, karena telah dilengkapi dengan ruang untuk mesin-mesin, kantin, ruang rapat, arsip, perpustakaan dan aktivitas penunjang lainnya.

Perkantoran umumnya dapat dirancang dengan menciptakan hubungan antar ruang yang tepat sesuai dengan bagian-bagian pengorganisasian. Dapat pula mengurangi jarak capai antar ruang vertikal maupun horizontal. Begitu juga dalam upaya visual antar bagian dengan menciptakan hubungan yang akrab. Bentuk bangunan lainnya dapat pula digunakan untuk memperjelas keadaan ini, yakni dengan menata bagian-bagian komponen bebas, misalnya perabot, secara maksimal.

Kebutuhan ruang kantor dapat dihitung dengan menggunakan dua cara bersamaan, yakni:

1) ruang gerak orang (misalnya standar ruang perorangan x jumlah orang) + ruang tambahan untuk sarana penunjang + faktor (biasanya 15 %) untuk sirkulasi utama; ruang bebas untuk bukan orang, misalnya untuk ruang mesin, perpustakaan, dimana lebih tergantung pada banyaknya peralatan dibandingkan jumlah orang yang membutuhkan ruang kerjanya, sehingga untuk menghitungnya dapat digunakan dasar pemikiran praktis dari benda-benda tersebut;

2) dan atau dengan cara memperbandingkan contoh-contoh yang ada; kemudian suatu faktor ditambahkan untuk sirkulasi yang ada.

Untuk menyiapkan denah ruang yang tumpang tindih, misalnya menghubungkan satu departemen dengan departemen yang lainnya dalam suatu bangunan yang sudah ada, atau bahkan untuk menyusun komposisi pada bangunan kantor yang baru; maka perlu dipelajari hubungan kerja antar bagian dari perusahaan tersebut atau jika perlu diadakan penelitian yang lebih rinci.

Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi

1. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

a. Fungsi Manajemen :

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Pengkoordinasian
• Pengawasan

b. Elemen Manajemen

• Man
• Money
• Material
• Market
• Machine
• Method (Metode)

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.

Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

c. Dua sudut penglihatan manajement kantor:

• Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
• Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.  Oleh  karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya.

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:

• Kegiatan komunikasi
• Kegiatan kalkulasi
• Pengolahan Warkat
• Penyusunan laporan
• Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Pekerjaan manajer dalam menilai dan  mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:

a)      Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)

b)      Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)

c)      Evaluating results (penilain hasil pekerjaan)

d)     Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).

Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)      Develoving performance standard

b)      Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat  pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya. Ukuran – ukuran ini dapat diambil dari tujuan organisasi, kebijaksanaan  – kebijaksanaan dan anggaran belanja yang ditetapkan dan direncanakan.

c)      Measuring performance

d)     Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.

e)      Evaluating result

Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

f)       Taking corrective action

Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi.

Selanjutnya, dalam suatu kantor manajemen membuat table perincian dengan berbagai kegiatan penting dari sertiap fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang  merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:

1. Perencanaan (pleaning)

• Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
• Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
• Memperkirakan kondisi  – kondisi pekerjaan yang dilakukan
• Memilih tugas yang sesuai untuk pencapain tujuan
• Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar dipeoleh sesuatu yang baru dan lebih baik
• Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja
• Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
• Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

2. Pengorganisasian (organizing)

• Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
• Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
• Menggabungkan jabatan – jabatan  operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan
• Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
• Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
• Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
• Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
• Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

3. Penggerakan (Actuating)

• Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan
• Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
• Memotivasi anggota
• Berkomunikasi secara efektif
• Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
• Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja  yang melakukan pekerjaan dengan baik
• Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya

4. Pengendalian (controllig)

• Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
• Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
• Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
• Membuat media pelaksanaan secara tepat
• Memberitahukan media pengukur pekerjaan
• Memindahkan data  secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya
• Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
• Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan
• Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasa

3. Proses Manajemen Kantor

a. Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor

b. Pengorganisasian kantor

• Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
• Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

c.  Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin   kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor.

• Pengawasan kantor (Pengendalian )

Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

d. Tujuan kantor

• Penerimaan Informasi
• Pencatatan informasi
• Penyusunan informasi
• Pemberian Informasi
• Perawatan aktiva

e. Aspek manajemen kantor

• Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
• Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
• Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan
• Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
• Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
• Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.

f.  Harapan manajemen kepada manajemen kantor

• Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi

• Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis

• Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.

• Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya

• Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil

• Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.

g. Peranan manajemen kantor

Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :

• Ringkas (concise)
• Cermat (accurate)
• Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
• Tepat waktu (right time)
• Biaya rendah (low cost)

4.Perumusan Organisasi

Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu. Bukan pula hanya merupakan hubungan perjumpaan dilapangan kerja atau dilingkungan kerja, melainkan juga dengan hubungan yang dijalin oleh rasa  saling pengertian, mengenai tujuan dan mengenai lapangan kerja atau tugas masing – masing serta norma atau tata nilai, begitu juga dengan kesadaran serta kepentingan bersama.

1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana

• Manajer Umum
• Petugas Pembeliaan
• Manajer Produksi
• Manajer Pemasaran

2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang

• Direktur Pengelola
• Petugas Pembeliaan
• Manajer Produksi
• Manajer Pemasaran

5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi

a)      Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor  departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama  diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti  yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.

b)      Desentralisasi

contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

c)      Manajer Umum

d)     Petugas Pembelian

e)      Manajer Produksi

f)       Manajer Pemasaran

g)      Manajer kantor

h)      Kantor pembelian

i)        Kantor pabrik sio

6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja

a. Delegasi

adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan  kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi  tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu.

Delegasi dapat  dinyatakan secara ringkas sebagai  suatu proses dimana seorang manajer :

• Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
• Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan  tugas dikerjakan.
• Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

b. Analisis pekerjaan

adalah Proses penelitian tugas kantor

• Langkah-langkahnya :

Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor

• Pembagian Tugas :

-          Menurut Fungsi

-          Menurut Proses

Analisis pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan.